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Organizando a papelada que tenho em casa

16 de março de 2016
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Tem coisa pior do que não encontrar um papel importante? Já parou para pensar no tempo perdido procurando documentos, contas e outros coisas perdidas em meio a papelada da sua casa?

Se formos acumulando  e deixando a organização dos papéis sempre para depois, facilmente perderemos o controle e uma pequena pastinha se transformará numa grande montanha de problemas. Antes de começar, vamos refletir juntos?

Mas Bárbara, por que eu tenho que organizar isso??

Cadê o documento??

Você já passou por algum aperto quando precisou encontrar um documento e não sabia onde ele estava? Perdemos tempo, a paz, oportunidades de emprego entre tantas outras por não conseguirmos achar um simples papel… Pois é… A organização não está relacionada somente a aparência, mas a funcionalidade da vida. Quando sabemos onde tudo está, não nos aborrecemos procurando nada e investimos tempo nas coisas que realmente valem a pena gastarmos a nossa energia.

Economia! Se você consegue manter suas contas e documentação organizadas, você consegue encontrar um padrão que facilitará que você mantenha organizado durante todo o ano. Isso te ajudará a controlar seus gastos também, pois você terá seus acesso as suas despesas mensais separadas por área, para fazer as comparações e ver onde precisa melhorar seus custos.

Desapego! Se guardarmos o essencial, aprendemos a descartar o que é desnecessário. Quando não temos um critério, entupimos nossos armários e gavetas com papéis “que um dia eu possa precisar”, arquivados de qualquer forma, armazenando de maneira incorreta e perdendo por estragos devido à ação do tempo.

Para que você consiga localizar tudo de forma rápida e descomplicada, ai vão algumas dicas de ouro que aplico em casa para te ajudar a colocar os papéis no lugar!

1º PASSO: Reúna toda papelada em um único lugar e comece a separar.

Você para e olha para aquela pilha de papéis e pensa: “Por quê deixei chegar nesse ponto??” No começo pode parecer difícil, ou quase uma missão impossível (rs), mas calma, você irá conseguir! São algumas horinhas de dedicação que lhe renderá o ano todo de paz de espírito!

Reúna todos os papéis/documentos/contas e coloque tudo em cima de uma mesa. Comece a separar por categorias: LUZ, ÁGUA, ALUGUEL, CONDOMÍNIO, ESCOLA, TELEFONE, CARTÃO DE CRÉDITO, SAÚDE, DESPESAS CARRO, CONTRATOS, NOTAS FICAIS, MANUAL DE USUÁRIO, etc, conforme forem as despesas/documentações de sua casa.

2º PASSO: Por que categorizá-las?

Porque fica mais fácil de localizá-las quando estão separadas por tipo. Algumas pessoas gostam de separar as contas por mês, mas acredito esta não ser a melhor forma, pois dentro daquele mês você ficará procurando do mesmo jeito um único documento em meio a vários outros, sendo que se eles estiverem separados por tipo (LUZ, ÁGUA, ALUGUEL, etc), você vai na pasta da despesa e o encontra.

3º PASSO: Como guardar?

 

1) Caixa arquivo para Pasta Suspensa: Aqui em casa eu utilizo ela. Como tenho bastante categorias (rs), ela me atende melhor porque tem um espaço maior para colocar pastas (cabe em média 30 pastas, depende do modelo que você comprar). Em cada aba transparente que fica na pastas, eu escrevo o nome do conteúdo. Por exemplo: LUZ, ÁGUA, ALUGUEL, CONDOMÍNIO, ESCOLA, etc. Conforme vou recebendo e pagando vou arquivando.

2) Maleta arquivo para Pasta Suspensa: Se você ao separar ver que precisará de poucas pastas, esta maleta é ótima (cabe até 20, depende do modelo que você comprar). A forma de organização é a mesma descrita acima.

3) Pasta Sanfonada: Para quem tem poucos papéis, esta pasta é a ideal. Você pode encontrar com vários tipos de divisórias (12, 34, 32). Eu prefiro a caixa e a maleta porque conforme vão aumentando o número de papéis, as pastas vão se adaptando ao volume. Já a pasta sanfonada, quando vai chegando no meio do ano,parece que vai explodir de tanto papel (rsrs).

IMPORTANTE: Se você tem empresa, não misture as coisas. Compre um arquivo para as despesas/documentos da sua casa, e outra para sua empresa.
Tem uma dica que gravei para a TV uma vez falando sobre isso:

 

 
 4º PASSO: Por quanto tempo devo guardar cada documento?

Depois de tudo separadinho, é preciso ser criterioso. Veja agora o tempo necessário que você deve guardar cada documento:

1 ano:
– Apólices de Seguro de vida, saúde, veículo, residência, entre outros. Salvo algumas exceções, a maioria é de um ano.
– Exames de saúde: para o médico, o resultado de alguns exames valem de 6 meses a 1 ano, depois se tornam inválidos e ele pede para repetir. Caso você faça um tratamento a longo prazo, o ideal é guardar pelo tempo que durar o mesmo.

5 anos*:
– Tributos – IPTU, Imposto de Renda, entre outros
– Contas de água, luz, telefone e gás
– Aluguel
– Condomínio
– Comprovante de mensalidade escolar
– Faturas de Cartão de Crédito
– Comprovantes eleitoriais
– Contracheque

* Para estas contas, eu comprei uma caixa grande (aquelas transparentes de plástico) para usar de “Arquivo Morto”, e coloquei 5 pastas dentro dela, uma pasta para cada um dos cinco anos, com suas respectivas contas (coloque uma etiqueta identificando o ano em cada pasta).

IMPORTANTE: A lei nº 12.007 (29/07/2009) obriga as empresas prestadoras de serviço público e privado a enviarem, todo mês de maio, uma declaração de quitação anual  de débitos, que garante que o consumidor pagou todas as contas recebidas.Fique atento por que as vezes elas vem em letras pequenas, junto à sua fatura. Assim, você só precisará guardar um único papel.

Enquanto tiver o bem, produto ou fazer uso do serviço:
Notas Fiscais e Manuais de uso

Pela vida toda:

– Documentos pessoais
– Certidões
– Escrituras
– Passaportes

E para finalizar:

– Digitalize tudo o que puder! Você não tem ideia do tanto de espaço que você irá ganhar!
Mantenha a disciplina de ir arquivando seus papéis conforme for recebendo, isso impedirá que o acúmulo comece novamente.
– Não arquive papéis mais do que o tempo necessário.
– Jogue fora correspondências e folhetos que você recebe que não irão te acrescentar absolutamente nada.

E mãos à obra que o ano está só começando!

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